Kontakta oss

SalesLounge

Planera i tidsblock: Bli produktiv som Elon Musk

Planera i tidsblock och bli lika produktiv som Elon Musk, grundaren av SpaceX och Tesla

Produktivitet

Planera i tidsblock: Bli produktiv som Elon Musk

Elon Musk är förmodligen en av världens mest upptagna personer just nu. Han är miljardären som grundade och driver Tesla och SpaceX. Musk lägger upp till 100 timmar på sina två företag varje vecka. Dessutom hinner han träffa sina fem barn, träna två gånger i veckan och utöva sina hobbys.

Hur kan en människa med ett sådant hektiskt schema vara så effektiv med sin tid? Har han en övermänsklig förmåga att fokusera utan att bli distraherad eller är han rent av ett geni? Det finns en förklaring till hans tidseffektivitet. Han planerar nämligen med tidsblock (så kallad Time Blocking).

Att göra ett blockschema genom att planera i tidsblock är en time management metod som används av framgångsrika VDar, entreprenörer och produktivitetsexperter över hela världen, bland annat Bill Gates och Cal Newsport.

Mayo Oshin är entreprenör och skribent på Mayooshin.com där han skriver hur du använder blockschema och tidsblock för att planera din tid på bästa sätt. Med hjälp av dessa tips kan du bli mer produktiv, effektiv och fokuserad.

Hantera din tid bättre genom att planera i tidsblock

I samma sekund som Elon Musk kliver upp ur sängen klockan 07:00 är hela hans dag redan planerad in i minsta detalj. Det finns ingen plats kvar för oväntade störningsmoment. Han fyller schemat med många olika block där han planerar in specifika uppgifter eller aktiviteter.

Musk brukar planera i tidsblock. Han har särskilda block för när han ska svara på mail, äta lunch eller boka in möten. Istället för att sprida ut möten över hela veckan, väljer han exempelvis tisdag och torsdag eftermiddag till att boka in alla hans möten. Genom att samla liknande uppgifter och aktiviteter sparar han både tid och tankekraft.

Kevin Kruse är expert på time management och författare till boken 15 Secrets Successful People Know About Time Management. Enligt hans forskning planerar högpresterande personer sin dag med hjälp av tidsblock istället för att göra-listor.

Att schemalägga din dag med hjälp av tidsblock tvingar dig fylla upp ledig tid med produktiva aktiviteter. På så sätt kan du undvika Parkinsons lag: ”En arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den.”

Det vill säga, har du planerat in en timme att utföra uppgiften på kommer det ta en timme. Har du däremot en hel eftermiddag utan något fast schema kommer uppgiften sprida ut sig över hela eftermiddagen med små inslag av att du kollar mailen, ringer några samtal och jobbar på lite andra uppgifter. Genom att planera i tidsblock jobbar du med andra ord mer effektivt och sparar tid.

En annan fördel med blockscheman är att det minskar antalet val du måste göra varje dag. Du har redan bestämt i förväg vad som ska göras och kan därför lägga all din tankekraft på den aktuella uppgiften.

Så hur gör du för att schemalägga och planera med hjälp av tidsblock?

Här kommer tre enkla steg för hur du använder tidsblock och gör ett blockschema.

Steg 1: Dela upp ett linjerat papper i två lodräta kolumner. Dela upp de vågräta linjerna med klocksslag som ett tidsschema med exempelvis 5, 15 eller 30 minuter per linje.

Steg 2: Uppskatta hur mycket tid varje uppgift och aktivitet behöver. Dela in dessa uppgifter i olika block i vänsterkolumnen. Utförligare förklaringar till de olika blocken skrivs i högerkolumnen.

Steg 3: Behåll några minuters extratid mellan blocken för eventuella förändringar eller oväntade händelser.

Du kan även lägga in blocken direkt i din vanliga kalender, oavsett om den är analog eller digital.

Fyra tips för att optimera ditt blockschema

  1. Ta åtminstone 10 minuter för att fylla i dina block. Detta görs några dagar i förväg, senast dagen innan.
  2. Ibland är det lätt att vara tidsoptimistisk och underskatta hur lång tid saker och ting faktiskt tar. Genom göra en tidsuppföljning lär du dig uppskatta hur lång tid en specifik uppgift faktiskt behöver. På så sätt slipper du stress eller tomma luckor.
  3. Om du har en stor uppgift som kräver mycket tid kan du dela upp den i mindre delar och planera in dem i lämpliga block.
  4. Ibland händer det oväntade händelser som krockar med dina block. Lugn bara lugn, här kommer det fina med blockscheman: De är inte lag. De är ombytliga och flexibla när du behöver det. Skulle det uppstå en situation kan du helt enkelt byta plats eller skjuta upp ett block till senare. På dessa sätt slipper du bli överväldigad och stressad, utan kan istället hålla dig fokuserad hela dagen.

Ta vara på din värdefulla tid

Alla har 24 timmar på en dag. Vissa får mycket gjort varje dag medan andra inte får det. Skillnaden är inte att de har högre intelligens, bättre genetik eller ett övermänskligt fokus. Framgångsrika personer som Elon Musk och Bill Gates har ett mindset som värdesätter tid i kombination med en effektiv time management metod.

Att göra blockscheman och planera i tidsblock är ett enkelt, flexibelt och effektivt sätt för dig att planera din tid, hålla dig fokuserad och vara produktiv varje dag. Viktigast av allt hjälper blockscheman dig ta kontroll över ditt liv och få ut det mesta av din tid.

För mer inspiration, tips, råd och insikter lyssna på LoungePodden.
Till toppen