Kontakta oss

SalesLounge

Så når du fram med ditt budskap i skriftlig kommunikation

lilos om budskap skritlig kommunikation och marknadsföring

Kommunikation

Så når du fram med ditt budskap i skriftlig kommunikation

Idag är det viktigare än någonsin att nå igenom allt brus med sitt budskap. Det kan vara ett mail eller en offert, hur du än börjar kommunicera med en person, övergår det ofta i skriftlig kommunikation. Att kunna kommunicera effektivt skriftligt är viktigare än någonsin. Ändå är det få som har någon riktig kunskap i hur de ska kommunicera i skrift för att nå fram med sitt budskap. Många chansar, slarvar och kommunicerar på det sätt de själva vill ha kommunikationen.

För vinnande skriftlig kommunikation behöver den spegla den du är. Spegla den känsla och ton du vill förmedla, men det som är viktigast är att kommunikationen sker på mottagarens villkor. Att använda rätt ord blir ännu viktigare när vi skriver eftersom både kroppsspråk, mimik och ton försvinner. Det innebär att hur fantastisk du än är när kunden pratar med dig, behöver det stämma överens med hur du sedan kommunicerar i skrift. Stämmer det inte överens skapas en omedveten oro hos den du kommunicerar med. Om du inte kommunicerar på samma sätt som tidigare, kan det leda till missade affärer och missnöjda kunder.

Ton och känsla i skrift

Här kommer ett exempel på detta. En gång skulle vi boka bord på en restaurang. Vi hade varit där tidigare och visste därför att deras service var fantastisk. Även den skriftliga kommunikationen utanför restaurangen, stora griffeltavlor med olika budskap, stämmer bra överens med servicen. När vi där emot bokade bord, kändes den skriftliga kommunikationen i form av den bekräftelse vi fick, helt annorlunda. Det var plötsligt som att en helt annan restaurang kommunicerade med oss. Det var inte alls lika välkomnande och lösningsfokuserad kommunikation som de som jobbar där förmedlar på plats. Det var istället mer tillrättavisande med fokus på vad de inte kunde erbjuda kunderna. Mailet avslutades dessutom med “AVBOKA??” och en direktlänk till avbokning. Något som känns mindre som en fråga och mer som en uppmaning.

Hade vi inte redan vetat vilket fantastiskt ställe det egentligen är hade vi kanske klickat på den skrikande länken och avbokat bordet för att det inte kändes bra. Hade vi inte varit de kommunikationsnördar vi är kanske vi inte heller hade kunnat sätta fingret på varför det inte kändes bra. Då hade vi kanske bokat om till en restaurang vi känner till istället. Det handlar om trygghet. När vi kommunicerar ansikte mot ansikte har vi ju som sagt kroppsspråk, mimik, ton och ord som hjälp att nå fram. Men i skrift har vi bara ord. I skriftlig kommunikation sätts ton och känsla med ord. Bara med ord.

Hur gör man för att nå fram med ett budskap då?

Vi har olika sätt att kommunicera på och vi triggas av och irriterar oss på olika saker. Här kommer några generella tips som du kan tänka på för att nå fram med ditt budskap.

Lilos tips för att nå fram med skriftlig kommunikation:

  • Börja med att sätta känslan redan i inledningens första mening. Gå sedan direkt vidare med det du vill förmedla. Tänk på hur du vill att ditt och företagets varumärke ska uppfattas.
  • Fokusera på lösning och framtid genom att fokusera på vad du kan erbjuda eller göra istället för vad du inte kan erbjuda eller göra.
  • Rensa kommunikationen från negativa ord och meningar som till exempel “tyvärr”, “det går inte” och “måste”.
  • Avsluta glasklart och tryggt.
  • Läs igenom kommunikationen en extra gång för att ta bort felstavningar, särskrivningar och annat som för många tar fokus från det budskap du vill få fram. Det är viktigare än du tror.

Vi vill inte vara språkpoliser och tycker det är minst lika viktigt att man är personlig, att man speglar sig själv och företaget. Det är inte så kul att kommunicera med en robot. Men vi behöver bli mycket bättre på att nå fram med budskapet genom att kommunicera på ett sätt som gör att mottagaren kan fokusera på vad som kommuniceras istället för hur det kommuniceras.

När vi är ute hos företag ser vi ofta både okunskap i och ointresse av skriftlig kommunikation. Det läggs så lite tid som möjligt på den skriftliga kommunikationen. Man ska ju bara slänga iväg ett e-mail, vilket av mottagaren kan uppfattas som respektlöst, slarvigt och oproffsigt. Eller så sitter man länge och knåpar på till exempel ett e-mail eller en offert vilket leder till ineffektivitet. Båda sätten kostar mycket tid, pengar och energi. Därför rekommenderar vi alla företag att investera i att utbilda sina medarbetare och ledare i skriftlig kommunikation. Det ger dem rätt förutsättningar att bli så bra de kan bli på jobbet, att prestera så bra de kan och att nå sina mål. Detta sparar både tid, pengar och energi!

 

 

 

LILO
Gästskribent

Joakim Lindström & Emilie Loman

Efter att tillsammans uträttat storverk på en telekomjätte, där de bland annat höjde kundnöjdheten hos företagskunderna med 3 % på mindre än en vecka och myntade uttrycken ”wowservice” och ”wowkommunikation”, begav sig Joakim och Emilie ut för att hjälpa fler företag att höja nivån på kommunikationen och ge ledare och medarbetare rätt förutsättningar att nå sina mål. Namnet LILO, som är en förkortning av deras två efternamn, fick de för att de alltid dök upp som dynamisk duo, och när dessutom en inbjudan att utbildas hos Disney i Orlando trillade in var saken klar. Där har ni LILO! Två kommunikationsexperter, utbildare och föreläsare som nu hjälper fler att bli bäst på ”wowservice” och ”wowkommunikation”.

www.lilos.se

Till toppen