Kontakta oss

SalesLounge

13 sätt e-avtal kan öka din hit-rate och förkorta säljcykeln

ling koay från oneflow skriver om e-avtal och e-signering

Försäljning

13 sätt e-avtal kan öka din hit-rate och förkorta säljcykeln

Är du en av de många säljchefer och entreprenörer som “funderar på” att automatisera sin offert- och avtalshantering, men ännu inte känner sig redo att ta steget? I denna artikel kommer du få reda på hur teknologin kring elektroniska avtal (e-avtal) kan hjälpa dig eliminera den friktion som dödar säljmomentum så att du kan stänga fler affärer

Under de gångna 17 åren som jag har jobbat tillsammans med och lärt känna många säljare, har jag lärt mig att det finns något som besvärar dem mer än allt annat ‒ saker som står i vägen för att få ett avtal signerat. Det kan handla om onödiga klick som du måste ta dig igenom för att hitta mailadressen till ett prospekt som du precis har pratat med över telefon, de överflödiga fält som ditt CRM-system tvingar dig att fylla i bara för att marknadsavdelningen säger det, eller de extra samtal du måste ringa för att ditt prospekt aldrig svarar.

Dessa procedurer som du måste ta dig igenom för att få ett avtal signerat kräver energi och skapar friktion. Det dödar momentum och sälj handlar självklart mycket om momentum. Sannolikheten att stänga ett avtal minskar snabbt med tiden, medan konkurrenterna kanske knackar på samma dörr.

Vad är det då jag menar med elektroniska avtal? Du kanske redan är bekant med elektroniska signaturer. Medan e-signaturen endast hanterar signeringssteget i säljprocessen så är e-avtal den nya generationens e-signatur som istället effektiviserar hela säljprocessen. De flesta anser att en teknologi som e-avtal är “nice-to-have” då den sparar tid och pengar. Jag är övertygad om att det är en “must-have”, att alla företag kommer behöva det förr eller senare. Fördelarna sträcker sig bortom tid och pengar. Att göra affärer med e-avtal ger en digital upplevelse som den nya generationen är vana vid, som de förutsätter och efterfrågar. Det är därför det är viktigt. Att möta och överträffa kundens förväntningar är vad som till sist driver tillväxt.

Här är de 13 bästa sätten som e-avtal kan öka din hit-rate och förkorta säljcykeln:

Det är enkelt för ett prospekt att säga “ja”, oavsett var de befinner sig.

Som köpare och beslutsfattare har jag ett otal gånger fått fördröja en affär på grund av att leverantören bett mig att skriva ut och signera deras offert. Det arbetssättet innebär flera olika problem. För det första har jag ingen skrivare hemma och jag har ingen lust att slösa tid på att leta upp en skrivare bara för att jag behöver köpa något. För det andra, händer det att avtal hamnar i min inbox medan jag inte befinner mig på kontoret, där vi faktiskt har en skrivare. Detta gör att affären måste vänta minst en dag innan jag kan titta på avtalet. Det är därför jag inte kan förstå varför en del företag fortfarande förlitar sig på det föråldrade sätt som innebär att kunden måste skriva ut och signera avtalet, istället för att använda e-signatur. E-avtal kan dramatiskt förbättra din hit-rate genom att låta ditt prospekt läsa igenom och e-signera offerten med ett enkelt klick på mobilen.

Gör affärer mobilt

Sanningen är den att vi spenderar mer tid än någonsin med våra mobila enheter och trenden bara fortsätter. Föreställ dig den moderna köparen. Nära 80% av alla smartphone-användare tittar på sin telefon inom 15 minuter efter att de vaknat. De fortsätter dagen med att spendera över 5 timmar vid mobila enheter. E-signering gör den enkelt att signera från en smartphone, men e-avtal gör det möjligt för säljare att svara snabbt i takt med att affären fortskrider, även när de är på språng.

Alla beslutsfattare kan enkelt ta del av processen

Inom B2B säljer du till en hel grupp människor. Därför finns det alltid flera beslutsfattare som vill säga sitt i en köpprocess, speciellt om du säljer till större bolag. Gammalt klassiskt mailande leder ofta till en väldigt lång mailtråd som kan vara svår att hänga med i. För varje ändring i avtalet måste du: 1. redigera Word-dokumentet, 2. spara dokumentet, 3. konvertera till PDF och 4. bifoga och skicka till alla inblandade. Detta skapar friktion i säljprocessen och det är inte heller särskilt säkert. Någon kan enkelt skicka vidare ditt mail till din konkurrent utan att du vet om det. Med elektroniska avtal kan varje beslutsfattare enkelt läggas till i processen och ändringar kan göras i “live-avtalet” som lagras i molnet och inte i någons inbox.

Det finns endast en version av ett avtal

De flesta av oss, mig själv inkluderad, är alldeles för snabba med att klicka på skicka-knappen. När jag inser att jag gjort ett misstag skickar jag ofta ett nytt mail med dokumentet bifogat tillsammans med en fånig ursäkt. Detta är slöseri med tid och får dessutom mig att verka oprofessionell. Tack vare att e-avtal lagras i molnet, och inte offline i ett dokument som jag bifogar i mail, finns det alltid bara en version av avtalet. Det betyder att jag kan rätta till mina misstag utan att störa mitt prospekt. Alla inblandade i processen kommer alltid att ha tillgång till den korrekta versionen av avtalet.

Du har alltid övertaget

Har du undrat varför det plötsligt blir tyst efter att offerten är skickad? Inom sälj och marknadsföring tävlar vi om uppmärksamhet. Våra största konkurrenter är därför inte andra leverantörer som erbjuder samma teknologi – det är Facebook, LinkedIn, Netflix och alla andra sajter och distraktioner som våra prospekt väljer att fokusera på istället. För att vinna uppmärksamhet måste du visa dig vid rätt ögonblick. Ditt budskap måste vara rakt på sak. Det måste besvara frågan som prospektet precis funderar på att ställa. Istället för tystnad kommer teknologi som e-avtal att ge dig ledtrådar när det är dags att följa upp, vad du ska säga, när du ska säga det och vem du ska säga det till, så att din uppföljning blir mer relevant. Du kan också väcka liv i en kall process innan det är för sent. Sluta famla i mörkret.

Ta kontroll över alla stakeholders

När det är flera stakeholders inblandade i processen och säljarna inte har direktkontakt med dem blir försäljningen 100% beroende av att ditt prospekt gör det rätta genom att skicka vidare din offert till rätt personer inom deras organisation. Detta innebär att säljavdelningen har små möjligheter att driva processen framåt mot ett påskrivet avtal. Den goda nyheten är, ännu en gång, att tekniken är här för att hjälpa dig. När ett prospekt delar ett elektroniskt avtal med sina kollegor kommer säljaren få reda på vilka stakeholders som finns, för att de sedan kunna planera den perfekta uppföljningen. Detta innebär att säljavdelningen återfår kontrollen över säljprocessen. Yay!

Säljchefen har full kontroll

Vår säljchef här på Oneflow var tidigare kund till oss när han ansvarade för säljavdelningen på ett annat företag. Han köpte Oneflow eftersom han ville ha kontroll över alla offerter som säljarna skickade ut. Han var visserligen en del av arbetsflödet, men mängden offerter som skickades ut varje dag gjorde att han inte hann läsa varje ord i varje paragraf i alla offerter. Han godkände offerter och förlitade sig på att säljarna inte gjort några misstag. I ett elektroniskt avtal där innehållet är dynamiskt, kan han välja vilka delar av avtalet som ska vara låsta eller redigerbara.

Fördubbla säljarnas produktivitet

Säljare behöver inte längre lägga tid på att leta efter försvunna avtal, manuellt lägga till och uppdatera information i avtalen eller skifta fokus när de skapar och hanterar avtal i flera olika verktyg. Dessa aktiviteter riskerar att döda säljarnas produktivitet och momentum. E-avtal är en teknologi som erbjuder säljaren kontroll och fokus. Med ett klick kan framgångsrika offerter kopieras, alla offerter kan när som helst hämtas från e-arkivet och säljaren kan få en överblick över alla pågående affärer samt vilken status de har.

Ta bättre beslut baserade på verkligheten

Förutom att kunna identifiera vilka avtalsmallar som fungerar bäst kan säljchefer även ta bättre beslut genom att få insikt i försäljningsresultat baserat på avtalsdata. Vad är det totala värdet av avtalen som signerats det senaste kvartalet? Vilka mallar har bäst hit-rate? Hur lång tid tar det från att ett avtal skapas till det signeras?

Snygga till din offert

Design är bland de mest underskattade USPar ett företag kan ha. Det första intrycket av en produkt beror till stor del på just designen. Genom att signalera rätt image för ditt företag kan design kan skapa förtroende. Oavsett vilken bransch du tillhör måste du kunna visa att du är en del av den digitala världen. Handling är viktigare än ord. Dina offerter behöver inte se tråkiga ut. Lägg istället in bilder, varumärke, interaktivt innehåll och funktioner som prospektet kan interagera med. Med e-avtal kan du göra detta i stor skala utan hjälp från IT- eller marknadsavdelningen.

Minimera juridiska risker

För att bevisa ett avtals giltighet ur juridiskt perspektiv krävs två saker. 1: Signaturens äkthet, d.v.s. att de undertecknades identitet stämmer med vem de påstår sig vara vid signeringen. 2: Dokumentets integritet är bevarad, d.v.s. det signerade dokumentet har inte manipulerats efter signeringen. Att signera ett dokument på en iPad med en penna är endimensionellt. Det säger ingenting om var och när signeringen ägde rum. Det saknas information om omständigheterna och processen kring signeringen samt vad som hänt efter att dokumentet signerats. Denna information, de digitala fotspåren, är inbäddad i en elektronisk signatur. Det signerade dokumentet är “låst” elektroniskt så att ytterligare försök att ändra i avtalet kommer att registreras och synliggöras. Därför är e-signaturer i många fall mycket säkrare än ett påskrivet papper.

Låt datan göra jobbet

Automatisering öppnar upp nya möjligheter att göra våra liv enklare och roligare. Genom att utvinna data ur dina elektroniska avtal kommer du kunna låta datan jobba för dig. Till exempel kan information om prospektet populeras automatiskt från ditt CRM-system eller webbformulär, skicka ett automatiskt välkomstmail efter ett avtal är signerat eller skicka en notifiering till hela kontoret när ett avtal blir signerat så att ni kan fira tillsammans!

E-avtal är bra för planeten

Naturligtvis innebär den manuella pappershanteringen onödigt avfall och dåligt utnyttjande av våra naturresurser. För varje papper vi använder förbrukar vi uppskattningsvis 0,01% av en genomsnittlig tall. Tillsammans kan vi rädda tusentals träd och bidra till en säkrare miljö för kommande generationer.

Om jag till slut får ge dig ett sista råd så är det att inte slösa bort åren på att “fundera på” att införa elektroniska avtal, när det bara tar några få minuter att komma igång.

Ling Koay
Gästskribent

Till toppen